業務フローがスラスラ書ける魔法のカード「マジカ!」

マジカ!のダウンロードは"マジカランド"で検索!

【告知】デジマジ最新版をマジカランドにてリリースしました【重要】

管理者権限のOSユーザでないとちゃんと動作しない問題を解決して一般ユーザでの動作確認をしたものです。

 

機能的には一切変更はありませんが、内部データの保持の仕方が(主として権限対応で)変更されています。そのため以前のバージョンをお使いの方はデータ移行が必要になります。

 

今後はこのバージョンを土台に機能拡張していきますので、数少ない勇気あるデジマジユーザの皆さんはなる早でこのバージョンへの移行をお願いいたします。

 

https://magicaland.org/

マジカの新バージョンをリリースしました

マジカランドにて最新版の「マジカ2017」をリリースしました。例によって無料でダウンロードしていただけます。

 

マジカランドへようこそ! - マジカランド - 業務フローが誰でも簡単に書ける魔法のカード「マジカ!」

 

これまでのバージョンにあった課題の解決とITマジカとの統合、さらにカスタマー・エクスペリエンスやサービスデザインなどの現代的なトレンドにも対応することを目論みてこの5年ほど試行錯誤してきましたが、ようやく何とかリリースしても良いのではないかなと思える感じになったので、7年ぶりの全面改訂として公開します。この先に色々と考えていることはあるのですが、まずは是非ダウンロードしてお試しいただければ嬉しく思います。

 

ここからまた少しずつ、業務フローの領域で色々とお役に立てるものをお届け出来ればと思ってます。引き続きマジカをご愛顧くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

与えられるものとしての矢印

随分と間が空いてしまいました。今日は少し手前味噌な話が混ざります。業務フローのフローを表現している矢印についてです。

誰でも気軽に手軽に業務フローを描けますというのが、マジカ!のセールスポイントになっています。そして実際に、非常に多くのケースで「これなら書ける!」という声も頂いてますし、その通りの実績も出ています。

さて、これなら書けるというのは逆に言うと「あれでは書けない」になると思うのです。その「これなら」のこれというのはマジカ!であるのは間違いないのですが、ではこれじゃないもの即ち「あれ」とは何なのでしょうか。「あれ」とは従来の、あるいはマジカ!以外の業務フローの書き方・表記法ということになります。

ではマジカ!とマジカ!以外では一体何が異なるのか。実は矢印の有無にこそ鍵があります。

業務フローのサンプルを見れば、まず間違いなく矢印が書いてあります。当然といえば当然です。流れを示すのに矢印は最適な表現方法です。ところがマジカ!ではその矢印がありません。漫画のコマ割りのようにあくまでもカードの並び順でそれを連想させるだけであり、補強する場合には各カードに連番を振ることで対処しています。

この「矢印がない」ということが、マジカ!を業務フローに関心・興味の無い普通の方でも身近に感じられるようになる肝なのです。

でもどうして「矢印がない」と「これなら書ける」となるのでしょうか。逆に言うと、どうして「矢印がある」と書けないのでしょうか。

実は矢印を引く・書くという行為は、日常的にはあまりというか滅多にやるものではありません。日常的に矢印というものはあちこちで目に入ってくるものです。道路標識から始まって、お店の中の各種案内、端的に言えばデパートの中でトイレを探すときにはその標識の矢印に沿って行動しています。

…そうです、日常において矢印というのは「ある」ものであって「書く」ものではないのです。予め書かれている矢印に従うものであって、自分が書くというのは例えばバザーやイベントなどをやって入り口はこちらですとかというように、案内する必要があるときに書くくらいのことであり、それはつまりハレとケでいうとハレ、お祭りのものなのです。つまり、矢印というのは自分以外の誰かが書いて与えられるものであって、自分で書くものという感覚からは程遠いのですね。

一方でマジカ!は見慣れた4コマ漫画の体裁を援用しています。そして誰しもちょっとしたコマ漫画的なものであれば小さい頃に書いたりしたこともあるでしょうし、コマを書かなくてもノートや教科書の端にパラパラ漫画を書いたことはあるかもしれません。このとき「流れ」は矢印ではなくて物理的な並び順で表現されています。矢印が無くても流れを把握できているということです。

# 最近の日本の漫画はコマ割りが高度になりすぎて、リテラシが無いと読めない状態になっていて、小さな子供が漫画離れしつつあるという話もあるのですが、ここでは割愛します。

フローというのを矢印ではなく時間の流れ、ストリーム的なものだと考えれば、音楽や小説や映画なども矢印など無くても一定方向に流れが作られていることが理解できます。そして業務フローもまた時間の流れに沿った仕事の順序を表現しているのですから、その流れがわかりさえすれば矢印でなければならないというものではないということも腑に落ちるのです。

この矢印の有無というのは、ここ5年ほど色々と考えさせられているテーマのひとつなのですが、ためらいなく紙にすらすらっと矢印を引くことが出来るというのは、実は何気ないながらも非常に高度なスキルなのかもしれないと感じたりする次第です。

業務フローの用途

業務フローの作成を必要とするのは、幾つかのケースがあります。大きく分けると、ひとつは業務改善のため。もうひとつは引き継ぎのため。そして、これは業務改善の一環と言えるのでしょうけど、業務のIT化のため、です。

最近、幾つかの事案に関わっている中で、これらは別物として扱うべきではないかという気がしてきました。当然、それぞれに適した書き方というのも違ってくると感じるのです。目的に応じた使い分けが大切なんじゃないかと感じています。

ではマジカ!はどうなんだろうか。いずれにも使えてる実績がある一方で、やはり少し弱い方面もあります。弱いところを補うのも大切かもしれませんが、強みを伸ばすというのはもっと有用な気がします。そうすると、元の出自である業務のIT化というところについては、マジカ!は相当に効果的であると自信を持って言えます。

このあたりの似て非なる部分というか、何がその適性の差になるのかというあたりについて、色々と考え込んでいる今日この頃です。

引継ぎと業務フロー

ちょっと話がまた脱線するのですが、実はとあることで非常に強く「業務フロー欲しいかも」と思ったケースに出会いました。

何故そう思ったのかというと、前任の方から引き継ぐ仕事だからなのです。まぁ要するに町内会の役員(実際には違うのですけど、ニュアンス的には似てます)みたいなもので、任期が決まっていて順繰りに回ってくるというものです。

そうすると、実際にはパス回しなんだとかウンタラカンタラと言っていても、取り敢えず何をすればいいのかというお手本、ガイドラインが欲しくなります。皆目見当がつかないからなのですね。ですがそれが一目でわかるものがないので、まずは知ってる人に聞いたりしながら何とかその場をしのいでいくことになります。

一方で、そうやって聞いたやり方が現状にフィットしてるかというと、これまた面白いことに昔のやり方を代々受け継いできてるものですから、現状からすると結構無理があることも多いのです。無理を何とかしようとして、結果としてものすごく複雑で煩雑(雑が多いですねw)なやり方になってしまってるのです。

このあたり、上手くやれればスッキリするだろうなぁ、と感じたりもします。ただ、いわゆる企業内の業務フローを書くというようなアプローチだとやはり通じない面もあるので、この機会にマジカ!を見直して適用する機会にしてもいいのかもしれないなぁ、と考えていたりします。

引継ぎ資料としての業務フローというのは、割とニーズが高そうな気がします。

影の司令塔

業務フローは実はパス回しだという話を書きましたが、ちょっと面白い記事を見つけました。

 名大、サッカーに「ベキ乗則」法則を発見:日刊工業新聞
 http://www.nikkan.co.jp/news/nkx0720120117eaam.html

この記事によると、「パスを多く出す司令塔と位置づけられる選手が存在する一方、ほとんどボールに触れない選手が多数いて、ベキ乗則が成立する」らしいのですが、実はこれ、一般企業の業務フローにおいても、あくまでも私の個人的な感覚によるものなのですが、似たような傾向が見て取れます。ではその司令塔とは誰かというと、意外といわゆる「事務の女性」だったりするのです。

役職的には、偉い人とはされていない人が実は実際の現場のキーマンで、例えば売上トップのエース営業マンがいたとしても、その人が売上を上げるプロセス全体の鍵を握っているのは、実はその営業マンではなく、営業事務のパートの女性だったりすることもしばしばあります。

これは書いてもらったマジカ!などを大量に見ていく中で傾向として感じてきたことなのですけど、すごく乱暴に例えると、稼いでるのは父ちゃんだ! などと言いつつも、でも実際に家庭が上手く回っているのはお母ちゃんの采配・切り盛りだったりするのに似ています。

この記事では「集団と個人の関係から普遍的な法則を求める分析に応用し、中小企業の行動戦略などに役立てられることが期待される」とのことなので、今後の成果に期待したいです。

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プロセス指向は正しいのか

業務フローに関わっていると、業務フローは大切なものだと思ってますから業務フローを中心に考えましょうということになります。業務フローが図示してるのはプロセス(過程)ですから、つまりはプロセス指向で物事を考えましょうということになります。ですが実際問題として、本当にそれが正しいことなのか。いかにももっともらしいのですけど、本当か? と。

前回「パス回し」ということを書きました。例えばサッカーの試合などをテレビで見てると、素人目には「何でそこでわざわざ後ろに戻すねん!」などと突っ込みたくなるときがあります。プロの試合でもあるのですから、これが小学生同士などとなると、そりゃもう言いたい放題です。

外から客観的に見ると、無駄なパスを回してるように見えることがあります。ですが現場の当人からすると、わざと無駄なことをしようとしてるわけではなく、やむにやまれず・必要に迫られて、というのが実態でしょう。業務フローにおいても、何でこんなところでこんな矢印があるのかと思っても、事情を聴くと「あーそりゃ仕方ないわな」ということが殆どです。人はわざわざ自分の仕事を劣悪にするほど仕事熱心ではありませんw

ですが実際には以前に書いたような滞留も含めて諸問題が生じています。それをどうすれば解決するのかというときに、プロセス=業務フローばかり見ていても駄目な気がするのです。では、何を見ればいいのか。それはゴールです。

子供向けのサッカーで、コーチが子供たちに「サッカーで一番大切なのは何か?」という話をしてるのを見たことがあります。「それはシュートを打つことだ」と。シュートが打てないなら、打てるようにするためにパスやドリブルをする。でも全てはシュートするためだ、と言うのです。これは単純になるほどなぁと感じました。いくらパスやドリブルが上手で90分間ボールを巧みに操っても、1本もシュートしなければ確かに意味がありません。

実際の業務においても、一発でケリがつくならそのほうがいいのです。ですがそう上手くは行かないからパスを回すことになる。そのときに「何がゴールなのか」ということを知らずに、いくら効率よくパスをさばいても効果的な流れにはなり辛いのでしょう。

フローって何だ? 実はパス回しだ。んじゃそもそもパス回しって必要なのか? いや、ゴールを決められるならそれでいいんだよね。じゃあゴールって何だ? …というわけで、プロセス指向ではなくてゴール指向であるべきだ、とした上で、でもサッカーなどと違って、業務におけるゴールって何なのかというところに、焦点を当ててみる必要があるように感じるのです。

この話、更に続く。。。