業務フローがスラスラ書ける魔法のカード「マジカ!」

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業務フローと滞留

業務フローを書いて業務改善しましょうとは、よく言われる話です。ですが、現実問題として業務フローの何をどうすれば業務改善が出来るのかというと、割と微妙です。

フロー図は大抵の場合、箱と矢印の連なりで書き表されています。で、目指すところは長さを縮めること、というのが大半です。ですから箱すなわち個々人の作業を減らすということが改善のための方策とされます。

ところが、実際にマジカ!での例を膨大に見てきて感じるのは、それぞれの箱つまり作業そのものに必要な時間というのは、実はさほどでもないのです。そして、矢印でつながっている箱のそれぞれの作業時間を全部足しても、そんな膨大な時間にはなっていません。例えば次のようなフローがあるとします。

開始○→[5分]→[5分]→[5分]→○終了

当然、合計所要時間は15分のはずです。ところが現実には開始から終了までに3日かかってますとか、下手すると2週間かかってますとかいうケースが多く見られます。では、これを「フローを短縮しましょう」と言って、箱を減らしたとして所要時間が10分になるのかというと、あんまり期待できそうにありません。つまり、実は業務改善においてフローそのものをいじることで得られる効果というのは、実はさほどでも無いということになります。

現実問題として、箱を減らそうとしても昨今のコンプライアンス(J-SOXやISOやISMSなど)対応をちゃんとすると、必然的に削れない仕事ばかりになります。1980年代の牧歌的なOAブームの頃ならいざしらず、現代においては「やらざるを得ない」事というのが山ほどあるのですし。

では何をどうすればいいのか。実は見るべきは「滞留」ということになります。矢印で受け取ったら即時でその作業に着手してるのかというと実はそうではなくて、大抵の場合はそれを各自が溜め込んでしまうというところに問題があります。ボールを受け取ったらさっさとパスを出せばいいのに、自分がずっと持ち続けてるわけですね。

では何故さっさと着手しないのか。持ち続けるのか。結果としてフローを滞留させているのか。そこに、以前に「いつか書く」とだけ宣言してそのままの、業務フローのデッドロックとシステムダイナミックスの関係というのが出てきます。そこら辺の話を考えていくと、個人と業務フローの関係や、業務フローの重要性をみんなに理解してもらう、という話につながっていきます。

肝は「滞留の解消」。では何故、滞留するのか。言い換えると「何故人は物事を先送りするのか」というところが、本当に直視すべき問題の本質なのです。

この話、まだまだ続く…と思う。多分w